Met de komst van Pitane Mobility Aurora is het verwerken van ritaanvragen voor reizigers met een persoonsgebonden budget (PGB) een stuk eenvoudiger geworden.

Door een specifiek tarief, een vervoersvorm en een machtiging in te stellen, kan het systeem automatisch controleren of een reiziger binnen de geldigheidsperiode en het beschikbare kilometerbudget van de beschikking reist.

In dit stappenplan leggen we uit hoe je een persoonsgebonden budget instelt.

Stap 1: Een tarief voor het persoonsgebonden budget aanmaken

Ga naar Stamgegevens → Tarieven.

1. Maak een nieuw tarief aan met bijvoorbeeld de naam Persoonsgebonden budget.

2. Selecteer de juiste BTW-groep.

3. Stel het juiste transporttype voor datacommunicatie in. In de meeste gevallen worden deze ritten niet op de taximeter gereden.

4. Open het tabblad Eenheden.

5. Selecteer de optie Persoonsgebonden budget met KM-begrenzing.

6. Vul het gewenste kilometertarief en eventueel een opstaptarief in.

7. Stel indien van toepassing een eigen bijdrage in. Dit is het bedrag dat de reiziger zelf moet afrekenen bij de ritopdracht.

8. Sla het tarief op.

Let op: Is er geen sprake van een kilometerbegrenzing voor de reiziger? Laat het veld KM-begrenzing dan op 0 staan.

Stap 2: Een vervoersvorm aanmaken

Ga naar Tabellen → Vervoersinstellingen → Vervoersoorten.

1. Maak een nieuwe vervoersvorm aan.

2. Kies bijvoorbeeld de letter B als code voor de vervoersvorm.

3. Vul als omschrijving Persoonsgebonden budget in.

4. Stel eventueel in dat het invoeren van een beschikkingsnummer verplicht is.

5. Sla de nieuwe vervoersvorm op.

Belangrijk: Gebruik geen bestaande standaardletters zoals P, L, Z, M, G, S of T. Deze letters zijn gereserveerd voor bestaande vervoersvormen. Kies een andere, nog niet gebruikte letter.

Stap 3: De vervoersvorm koppelen aan de reiziger

Ga naar Stamgegevens → Klanten.

1. Maak de reiziger als klant aan, zoals je gewend bent, of open een bestaande klant.

2. Ga naar het tabblad Vervoersvormen.

3. Kies de optie om een nieuwe vervoersvorm toe te voegen.

4. Selecteer de eerder aangemaakte vervoersvorm Persoonsgebonden budget.

5. Sla de vervoersvorm op.

6. Selecteer vervolgens het tarief Persoonsgebonden budget dat je in stap 1 hebt aangemaakt.

7. Koppel dit tarief aan de vervoersvorm.

Hiermee zijn de juiste tariefinstellingen gekoppeld aan de reiziger.

Stap 4: De beschikking en het kilometerbudget instellen

Open bij de gekoppelde vervoersvorm het tabblad Machtigingen.

1. Maak een nieuwe machtiging aan op basis van de ontvangen beschikking.

2. Voer de omschrijving en, indien van toepassing, het beschikkingsnummer in.

3. Stel de begin- en einddatum van de beschikking in. Ritaanvragen moeten binnen deze geldigheidsperiode vallen.

4. Selecteer bij Methode controle de optie Kilometers.

5. Vul het totale aantal kilometers in waarop de reiziger volgens de beschikking recht heeft.

6. Sla de machtiging op.

Het systeem kan nu het kilometerverbruik bijhouden en controleren of nieuwe ritaanvragen binnen de ingestelde beschikking vallen.

Stap 5: Een ritaanvraag boeken met het persoonsgebonden budget

Na het doorlopen van bovenstaande stappen is de vervoersvorm Persoonsgebonden budget beschikbaar bij het invoeren van een ritaanvraag voor de betreffende reiziger.

Bij het verwerken van de ritaanvraag controleert Pitane Mobility Aurora automatisch:

• Geldigheid: Valt de ritaanvraag binnen de ingestelde geldigheidsperiode van de beschikking?

• Kilometerbudget: Past de ritaanvraag binnen het beschikbare kilometerbudget?

• Verbruik: Hoeveel kilometers zijn er al gebruikt binnen de machtiging?

Na het boeken van de rit wordt de omschrijving van de machtiging automatisch toegevoegd als extra factuurtekst op het tabblad Administratie van de ritopdracht.

Veelgestelde aanvullende vragen

Wat moet ik invullen als de reiziger geen kilometerbegrenzing heeft?

Laat bij het instellen van het tarief het veld KM-begrenzing op 0 staan.

Kan ik een eigen bijdrage instellen voor de reiziger?

Ja. Bij het aanmaken van het tarief kun je een eigen bijdrage invoeren. Dit is het bedrag dat de reiziger zelf moet betalen bij de ritopdracht.

Kan ik een beschikkingsnummer verplicht stellen?

Ja. Bij het aanmaken van de vervoersvorm kun je instellen dat het invoeren van een beschikkingsnummer verplicht is.

Controleert het systeem automatisch het resterende kilometerbudget?

Ja. Wanneer je bij de machtiging de controlemethode Kilometers hebt geselecteerd en het toegekende aantal kilometers hebt ingevoerd, controleert Pitane Mobility Aurora het kilometerverbruik bij de verwerking van ritaanvragen.

Wordt de beschikking ook vermeld op de ritopdracht?

Ja. Na het boeken van de rit wordt de omschrijving van de machtiging automatisch toegevoegd als extra factuurtekst op het tabblad Administratie.

Samenvatting

Om een persoonsgebonden budget in Pitane Mobility Aurora in te richten, maak je eerst een PGB-tarief aan. Vervolgens stel je een aparte vervoersvorm in en koppel je deze, samen met het tarief, aan de reiziger. Tot slot registreer je de beschikking met de bijbehorende geldigheidsperiode en het kilometerbudget.

Vanaf dat moment ondersteunt Pitane Mobility Aurora de automatische controle van de geldigheid en het kilometerverbruik bij nieuwe ritaanvragen.