Afdelingen per debiteur / reiziger

Inleiding

In deze oplossing leggen we stap voor stap uit hoe je afdelingen kunt wijzigen die gekoppeld zijn aan een specifieke debiteur of reiziger. Dit proces zorgt ervoor dat de administratie correct wordt bijgehouden en afdelingen op de juiste manier gekoppeld blijven aan de betreffende debiteur.

Voorbereiding

1. Inloggegevens: Zorg dat je toegang hebt tot het systeem met een account dat beschikt over de juiste rechten.
2. Debiteurgegevens: Verzamel de gegevens van de debiteur waarvan de afdeling gewijzigd moet worden.

Stappenplan

Stap 1: Log in op het systeem

1. Open het softwareprogramma of de webapplicatie.
2. Voer je gebruikersnaam en wachtwoord in.
3. Klik op Inloggen.

Stap 2: Zoek de juiste debiteur

1. Navigeer naar het menu Debiteurenbeheer.
2. Gebruik de zoekfunctie om de gewenste debiteur te vinden:
   • Voer de naam, klantnummer of een ander herkenningsgegeven in.
   • Klik op Zoeken.
3. Selecteer de juiste debiteur uit de lijst.

Stap 3: Open het tabblad "Afdelingen"

1. Klik op de debiteur om de details te openen.
2. Ga naar het tabblad Afdelingen.
3. Controleer de huidige gekoppelde afdeling(en).

Stap 4: Wijzig de afdeling(en)

1. Klik op de optie Bewerken of Wijzigen.
2. Voeg een nieuwe afdeling toe door:
   • De afdeling te selecteren uit een lijst.
   • Handmatig de afdelingsgegevens in te voeren (indien vereist).
3. Verwijder een ongewenste afdeling door:
   • De gekoppelde afdeling te selecteren.
   • Op Verwijderen of het prullenbakicoon te klikken (let op: hier kunnen wel actieve gegevens eerder aan gekoppeld zijn zoals ritopdrachten of facturen).

Stap 5: Opslaan

1. Controleer of de wijzigingen correct zijn door het overzicht te bekijken.
2. Klik op Opslaan of Bevestigen om de wijzigingen definitief te maken.
3. Wacht op een bevestiging van het systeem dat de wijzigingen zijn doorgevoerd.

Controle

1. Navigeer terug naar de details van de debiteur.
2. Controleer of de afdeling(en) correct gekoppeld zijn.
3. Voer een test uit indien nodig, bijvoorbeeld door een rapportage te genereren of de functietoets R te gebruiken in het rittenscherm op de betreffende rit van de gekozen debiteur.

Veelvoorkomende Problemen en Oplossingen

• Probleem: De afdeling verschijnt niet in de lijst.

  • Oplossing: Controleer of de afdeling correct is aangemaakt in het systeem.

• Probleem: De wijzigingen worden niet opgeslagen.

  • Oplossing: Controleer je gebruikersrechten of neem contact op met de beheerder.

• Probleem: Onjuiste afdeling gekoppeld.

  • Oplossing: Herhaal stap 3 tot en met 5 om de koppeling te corrigeren.

Bulk wijzigen

Vanuit uw software is het mogelijk om via een Excel bestand alle afdelingen te wijzigen of aan te passen. Raadpleeg hiervoor de oplossing exporteren / importeren van de software.