Automatische koppeling van ritten aan opdrachten

Bij het afsluiten van de ritstaat controleert het systeem of er openstaande orders aanwezig zijn. Indien deze aanwezig zijn, worden ritten automatisch gekoppeld aan deze openstaande order. Indien niet aanwezig wordt een nieuwe order automatisch aangemaakt.

Dit proces vereist een correcte configuratie binnen het systeem, zoals hieronder beschreven:

Voorwaarden voor automatische koppeling:

1. Verzamelfacturen ingeschakeld:

   • Controleer of bij de debiteur in het tabblad Financieel de optie Verzamelfacturen is ingeschakeld.
   • Indien deze optie niet is ingeschakeld, zal het systeem voor elke opdracht (rit) een aparte order of factuur aanmaken. Het samenvoegen van meerdere orders na afloop is in dat geval niet mogelijk.

2. Status van de opdracht:

   • Opdrachten worden alleen gekoppeld zolang deze nog openstaan. Zodra een opdracht is afgesloten, maar de bijbehorende factuur nog niet definitief is gemaakt, zal het systeem een nieuwe order aanmaken om verdere ritten te verzamelen.
   • Dit mechanisme zorgt ervoor dat opdrachten geboekt kunnen worden in een nieuwe periode, zonder dat de voorgaande periode al definitief verwerkt is.

Procesomschrijving:

1. Bij het afsluiten van de ritstaat:

   • Het systeem controleert op openstaande opdrachten.
   • Indien een opdracht aanwezig is, worden de ritten hieraan gekoppeld.
   • Is de opdracht gesloten, maar is de factuur nog niet definitief, dan wordt een nieuwe order aangemaakt voor verdere ritten.

2. Gevolgen van instellingen:

   • Verzamelfacturen ingeschakeld: Ritten worden verzameld op één factuur per opdracht, zolang deze openstaat.
   • Verzamelfacturen niet ingeschakeld: Elke rit leidt tot een afzonderlijke order of factuur.

Let op:

• Het samenvoegen van meerdere orders na afsluiting van de ritstaat is niet mogelijk door de gekozen instellingen. Dit onderstreept het belang van een juiste configuratie van de optie Verzamelfacturen.

Met deze werkwijze wordt voorkomen dat ritten verkeerd gekoppeld worden of facturatieprocessen vastlopen, en biedt het systeem flexibiliteit bij het boeken van ritten over verschillende periodes.