Hoe schakel ik self-billing in voor subcentrales?

In dit onderdeel beschrijven wij het factureren van onderaannemers op basis van een eerder ingevoerd bedrag wat de subcentrale zal ontvangen. Let op dat alle in te voeren bedragen inclusief BTW zijn.

Selfbilling is een facturatiemethode waarbij de ontvanger van een dienst of levering (de klant) de factuur opstelt in plaats van de leverancier. Dit gebeurt vaak in situaties waarin het praktischer of efficiënter is dat de klant de administratie overneemt, bijvoorbeeld bij regelmatige transacties of complexe verrekeningen.

Hoe werkt selfbilling?

1. Overeenkomst tussen partijen: Selfbilling kan alleen als zowel de leverancier als de afnemer ermee akkoord gaan.
2. Factuur door de afnemer: De afnemer stelt de factuur op namens de leverancier.
3. Vermelding op de factuur: De factuur moet duidelijk vermelden dat het om selfbilling gaat (bijvoorbeeld "Selfbilling - factuur opgesteld door de afnemer").
4. Belastingplichtige regels: De factuur moet voldoen aan de reguliere eisen van de belastingdienst (zoals BTW-vermelding, beschrijving van de diensten, factuurnummer, enz.).

Voordelen van selfbilling:

• Efficiëntie: De klant heeft vaak beter zicht op de afgenomen diensten of goederen, wat administratieve processen stroomlijnt.
• Minder fouten: Omdat de klant zelf de factuur opstelt, kan hij de administratie direct correct verwerken.
• Geschikt voor herhaaldelijke transacties: Bijvoorbeeld in branches zoals transport, agrarische sector, of freelance opdrachten.

Verantwoordelijkheden voor de Belastingdienst:

• BTW-aangifte: De leverancier blijft verantwoordelijk voor het correct afdragen van BTW, ook al stelt de klant de factuur op.
• Controle door beide partijen: Beide partijen moeten ervoor zorgen dat de facturen correct zijn en voldoen aan de eisen van de Belastingdienst.

Selfbilling kan handig zijn, maar het vereist een goede samenwerking en duidelijke afspraken tussen leverancier en klant. Bovendien moet de belastingadministratie goed worden bijgehouden om problemen te voorkomen.

Om selfbilling correct in te stellen voor uw subcentrales, moeten de instellingen aan een aantal voorwaarden voldoen.

Automatische facturatie van ritten

Ritten die gekoppeld zijn aan een subcentrale kunnen automatisch worden gefactureerd zodra de opdracht is afgerond, ongeacht de status van de ritstaat. Deze ritten worden opgenomen op een bestaande openstaande factuur. Als er geen openstaande factuur beschikbaar is, maakt de software automatisch een nieuwe factuur aan in uw administratie.

Stappen voor het instellen van selfbilling

1. Koppel de rit aan een subcentrale
   Zorg ervoor dat de rit vóór uitvoering is gekoppeld aan een subcentrale via het tabblad Planning.

2. Stel de facturatiemethode in
   Controleer op het tabblad Financieel of de facturatiemethode is ingesteld op automatische facturatie na rijden (status V).

3. Koppel de subcentrale aan een klant/debiteur
   Zorg ervoor dat de subcentrale correct is gekoppeld aan een klant of debiteur in de administratie.

4. Voer het te factureren bedrag in
   Vul op het tabblad Administratie in het veld Onder aannemer het te factureren bedrag in voordat de rit wordt uitgevoerd.

Belangrijke opmerkingen

• De factuurregels worden aangemaakt, ongeacht de status van de ritstaat. Dit staat toe dat de reiziger (klant) ook wordt gefactureerd wanneer deze op rekening rijdt.
• Bij het afdrukken van de factuur kunt u een specifieke lay-out gebruiken die is gekoppeld aan de subcentrale. Deze lay-out kan worden ingesteld op de gekoppelde debiteur/klant wanneer deze afwijkt van de standaard.