Gebruik van email templates

Binnen de Taxis Pitane software is het mogelijk om gebruik te maken van email templates. Een template is een begeleidende tekst voor de bijlage, meestal de factuur, die meegezonden werd. De software beschikt over een standaard template voor de administratie. Desgewenst kan men van template wisselen bij het verzenden van de factuur.

Advies:

Hou de email template eenvoudig en generiek. 

Tip 1:

Ga er niet van uit dat de inhoud van uw email wordt gelezen door de ontvanger. In de meeste gevallen mailt u de factuur naar een speciaal email adres wat rechtsreeks is gekoppeld aan de boekhouding van uw klant. Binnen de boekhouding wordt de bijlage van de email automatisch ingelezen en verwerkt (scan) en gekoppeld aan uw leverancier steekkaart. Het is dus noodzakelijk om de relevante informatie op de factuur de plaatsen en niet in de email template.

Tip 2:

Wijzig niet te vaak de layout van uw factuur. Scan systemen van de boekhoudingsoftware proberen zoveel mogelijk te herkennen binnen uw PDF factuur en worden vaak handmatig op weg geholpen zodat de volgende factuur automatisch kan verwerkt worden. Wanneer u vaak van layout wisselt zal de ontvanger de scan hulp opnieuw moeten uitvoeren wat tot onnodige irritatie kan leiden.